Mengenal Prinsip Leadership

Bertahap dalam memberi beban

Oleh: dr. Eko S nugroho, MPH (Hospital Leadership Trainer)

diringkas dan dirapihkan oleh Usnul Fiqri

Bismillaahirrahmaanirrahiim

Assalamu'alaikum warohmatullah wabarokatuh

Halo leaders,

Bagaimana kabar anda hari ini?

Masihkah keberkahan, kesuksesan dan kemuliaan menjadi target harian? Saya doakan semoga kita semua dapat meraih keberkahan, kesuksesan dan kemuliaan setiap hari.

Salam hormat saya sampaikan kepada rekan-rekan yang hadir dalam kuliah online kali ini, sebelumnya saya mohon ijin, dlm kesempatan kali ini, saya hadir bukan untuk menggurui atau ngajarin. 

Saya hadir sebagai teman, sebagai sahabat dengan pengetahuan yang terbatas, saya disini coba berbagi pengalaman, karena yang hadir di sini ada juga guru-guru saya, teman sejawat dokter, senior saya, teman-teman dan sahabat-sahabat saya 🙏🙏

Sebagian nya lagi yang hadir juga teman-teman baru yang belum sempat kenalan 🙏🙏

Pekerjaan saya adalah menjadikan rumah sakit mekar sari di Bekasi tumbuh dan berkembang memiliki revenue yang dapat mensejahterakan para pekerjanya, stake holder dan share holder.

Saya juga membantu orang-orang yang bekerja di rumah sakit memiliki keselarasan value diri dengan value organisasi,

menjadikan leader-leader di rumah sakit menjalankan fungsinya dengan efektif, mewujudkan visi, mengelola strategi dan menjalankan aksi dengan baik.

Dan tak lupa, tanggung jawab saya terbesar dan pekerjaan yang gak pernah ada liburnya adalah mendidik dan menjadikan dua orang anak saya  sebagai generasi penerus yang rabbani, dan menumbuhkembangkan cinta di hati istri dan anak-anak saya.

Baiklah sebelum masuk materi, ijin saya sampaikan quote berikut:

Tema kita malam ini, membahas salah satu prinsip dalam kepemimpinan yang saya yakini, yaitu: bertahap dalam memberi beban.

Classy Leaders,

Pernahkah anda merasa sudah memberikan arahan-arahan yang cukup detil kepada staf atau rekan kerja tapi hasilnya ternyata justru tidak sesuai dengan apa yang diarahkan?

Nah kalau kayak gini, dimana sebenarnya permasalahannya? Staf atau teman kerja kita yang pemahamannya kurang alias lemot, atau kita yang tidak mampu memberikan pemahaman?

Kira-kira apa ya jawabannya?

Sebelumnya saya ingin sampaikan bahwa ada 3 tahapan yang akan dilalui oleh seorang pemimpin ketika memimpin,kerusakan.. 

1. Tahapan pengenalan pola pikir

2. Tahapan pembentukan, seleksi pendukung, dan kaderisasi serta pembinaan tim 

3. Tahap aksi dan implementasi

Apabila seorang pemimpin tidak memahami tahapan mana yang sedang dilalui dan di mana ia sedang berinteraksi dengan staf dan rekan kerja nya, ia cenderung akan mencampur adukkan tahapan antara yang satu dengan lainnya. Karena setiap fase dalam tahapan itu memiliki cara dan tuntutan tersendiri, meski bisa saja ketiga fase tersebut berjalan secara bersamaan.

Memang peran seorang pemimpin itu adalah sebagai fasilitator, mentor dan coach tapi pada saat yg sama ia harus mampu memilih sebuah cara, menakar dan memilah staf atau rekan kerja

dan pada saat itu ia juga harus mampu membina dan menata mereka dalam lapangan implementasi kerja.

Fase pengenalan merupakan fase yang paling penting, sekali lagi, paling pweenting..!! Karena merupakan titik awal dalam meniti perjalanan kerja seseorang. 

Yang kita lakukan pada tahap ini adalah:

Pengenalan terhadap kapasitas diri, pengenalan terhadap kapasitas anak buah, pemahaman terhadap apa saja kelebihan, kekuatan alias potensi yang kita miliki, anak buah miliki dan apa yang menjadi kelemahan dan kekurangannya.

Dengan mengetahui hal tersebut kita dapat menyesuaikan beban kerja yang akan diberikan. 

Menyesuaikan sikap dan perilaku kita terhadap kepribadian anak buah yang beragam.

Dari beragam teori kepemimpinan yang ada di dunia, ada satu teori kepemimpinan menggunakan dasar pendekatan "kepribadian" seperti ini, yaitu kepemimpinan dg pendekatan psikodinamika.

Lalu bagaimana agar kita dapat mengenali kekuatan, bakat dan kelebihan kita dan anak buah? 

Ada beragam tools yg dapat digunakan untuk mendeskripsikan kepribadian dari seseorang, potensi kekuatan, tipe karakter seseorang, semisal MBTI, DISC, dan lainnya.

Kalau saya sendiri menggunakan STIFIn sebagai alat ukurnya. 

Saya gunakan STIFIn untuk memetakan atau pengenalan terhadap anak buah. Memetakan kekuatan dan potensi mereka, sehingga saya dapat mengukur target pekerjaan apa yang akan saya berikan yang sesuai dengan kemampuan terbaiknya. 

Dan dengan STIFIn pun saya dapat menentukan pendekatan seperti apa yang akan saya lakukan ketika menghadapi masing-masing dari mereka

Yang ingin tau tentang STIFIn bisa cari tau via googling ya..

Classy Leaders,

Kalau tahap pertama adalah paling penting, maka tahap pembentukan, seleksi pendukung, kaderisasi dan pembinaan, adalah pekerjaan paling berat dan paling sulit.

Karena kita dituntut dapat berinteraksi dengan jiwa manusia dengan berbagai ragamnya.

Sulit karena jiwa-jiwa tersebut masing-masing punya tabiat khusus dan spesifik. Disinilah diperlukan cara yang khusus dan spesifik pula dalam membina nya. Maka sebelum sampai ditahap kedua ini penting untuk bisa menguasai tahap pertama, penting untuk memahami kepribadian kita sendiri, dan penting untuk memahami kepribadian anak buah.

Di tahap kedua ini, jangan sampai melakukan kesalahan atau penyimpangan dalam penyampaian pembinaan dan pemahaman karena dapat menimbulkan akibat yang buruk yakni semakin melencengnya staf atau rekan kerja dari jalur yang seharusnya.

Hal yang bisa kita lakukan ditahap kedua adalah:

Berkomunikasi sesuai kadar pengetahuan, kepribadian dan minat anak buah. Arah dan tujuan dari pekerjaan yang akan dilakukan disampaikan dengan komunikasi yang sesuai dengan tingkat pemahaman anak buah. Kita sebagai pemimpin tidak boleh tergesa-gesa dalam memberikan tugas kepada staf sebelum ia memiliki pemahaman yang memadai terhadap apa yang disampaikan.

Seorang pemimpin tidak akan melakukan kesalahan dengan membebankan pengetahuan dan tanggung jawab kepada orang yang tidak mampu menjaga dan memikulnya sehingga akan menyebabkan kerusakan..

Staf sangat membutuhkan pemimpin punya pemahaman yang baik dan benar yang dapat mengenalkan orientasi dan tujuan pokok kerjanya, menjelaskan sasarannya, menjelaskan sumber dayanya, menjelaskan rambu-rambu nya, sehingga benar-benar jelas mengenai apa yang mereka lakukan dalam pekerjaannya, memiliki jiwa yang lapang, kesabaran dan keteguhan yang sempurna.

Setelah diyakinkan anak buah memiliki pemahaman yang baik, bekal pengetahuan yang memadai, menguasai struktur pekerjaan dengan baik, sekarang tiba saatnya kita masuk ke tahap ketiga yaitu tahap aksi dan implementasi.

Ditahap ini kecakapan kita dalam merancang strategi dan mengelola aksi baru dapat kita terapkan kepada anak buah. 

Sampaikan apa yang menjadi target atau outcome yang disepakati dengan jelas, bangun komitmen bersama, dan kerjakan bersama, pastikan pekerjaan yang direncanakan dilakukan dengan baik.

Classy Leaders,

Kesabaran dan keteguhan seorang pemimpin menjalankan tahapan-tahapan dalam kepemimpinannya, ibarat menanam benih, yang jika ia memetik buah sebelum matang atau memetik bunga sebelum mekar, maka ia tidak akan mendapatkan yang terbaik dari hasil tanamnya. Namun jika ia bersabar hingga benih itu bersemi dan pohon tumbuh kemudian buah nya lebat dan masak hingga tiba saat memetik maka besar lah manfaatnya.

Jadi, masih ingatkah pertanyaan di awal pembicaraan kita kali ini? Saya ulang sedikit ya..

"Pernahkah anda merasa sudah memberikan arahan-arahan yang cukup detil kepada staf atau rekan kerja tapi hasilnya ternyata justru tidak sesuai dengan apa yang diarahkan, nah kalau kayak gini, dimana sebenarnya permasalahannya? Staf atau teman kerja kita yang pemahamannya kurang atau kita yang tidak mampu memberikan pemahaman?"

Mari kita evaluasi tim kita dimulai dengan mengevaluasi bagaimana diri kita berproses dalam memberikan pemahaman memberikan beban kepada mereka. Saya pun masih terus belajar dan berharap bisa memberikan pemahaman sebaik-baiknya. 

Prinsipnya adalah: bertahap dalam pembebanan

Salam Sukses Mulia

dr.Eko S.Nugroho,MPH

Pertanyaan:

1) Citra Mustika: Selamat malam dr.eko saya citra dari Padang yang selalu mengaggumi setiap TULISAN dr.eko disosial media dan saya selalu belajar dan dipraktekan dalam kehidupan sehari-hari

Namun yang saya alami dalam kepemimpinan saya adalah setelah komitmen dibuat bersama, namun sering jalan sebentar dan kembali lagi ngak patuh, apa yang salah dari saya dan komitmen tersebut dan bagaimana caranya komitmen itu tetap berjalan terus sesuai dengan kesepakan.

Jawab: Halo Uni Citra from Padang.. 

Sebagai pemimpin, kita perlu mencari tau sebab nya, dan alhamdulillah jika kita sudah memahami kalau ada permasalahan dan mau menyelesaikan, itu sudah lebih baik dibanding jika gak tau bahwa sebenarnya kepemimpinannya sedang dalam masalah 😊

Nah utk memastikan komitmen dan rencana aksi terus berjalan, saya saran lakukan pertemuan rutin bisa harian atau pekanan utk memastikan langkah-langkah aksi yang telah disusun di jalankan oleh tim 

Tanyakan apa kendalanya jika tidak berjalan, dan hal apa yang bisa kita bantu sebagai pemimpin

Demikian uni

2) Imam Mukhlasin Stc 25: Pertanyaan dari saya...

Saya pernah mendengar istilah...

Pemimpin itu suri tauladan

Maka pada aplikatif nya...pemimpin memberikan contoh yang Terbaik... Bahkan sampaikan setiap TuPokSi pemimpin sampai turun lapangan..agar arahan dan aplikasi nya sesuai...

Apakah ini dibenarkan dalam kepemimpinan

Jawab: Ini bisa saja dilakukan, karena dua hal:

1. apabila kita menilai tim kita tidak memiliki kemampuan yg memadai utk mengerjakan tugasnya, maka berdasarkan teori kepemimpinan situasional gaya yg kita pakai adalah gaya memberikan perintah tapi usahakan jangan sampai mengerjakan apa yg menjadi tugas anak buah. Biar mereka belajar dari perintah dan arahan yg kita berikan 

2. Karena waktu sudah mepet alias harus segera selesai. Saat seperti ini boleh saja kita sebagai pemimpin ikut turun membantu menyelesaikan tugas anak buah. Saran saya jangan bekerja dengan waktu yg mepet, gak nyaman.. mas Imam bisa pelajari "time management" dari steven covey. Orang yg bekerja di kuadran satu, sebutannya "krisis" atau "masalah" jadi kita gak nyaman karena kerjanya adalah mengatasi krisis atau masalah. Hasilnya stress, kelelahan, selalu hadapi masalah mendesak.🙏🙏

3) STC23 - Yani: Izin bertanya 

Saya Yani alumni STC23

Domisili putussibau -kalbar 

Terkait 3 hal utama yng disampaikan oleh dr eko yg kerON maksimal malam ini tentu poin yg pertama menjadi sangat penting dan utama untuk kemudian masih ke tahap selanjutnya yaitu tahap pengenalan pola pikir....

Pernyataannya bagaimana cara kita untuk mengasah kemampuan diri untuk kemudian dapat melakukan analisis terhadap pola pikir rekan kerja untk kemudian memetakan dan melakukan pendekatan berbeda terhadap sdm beda dan beban kerja yg beda pula. 

Mohon pencerahan 🙏🏻🙏🏻

Jawab: Kepemimpinan dg psikodinamika memang melakukan pendekatan kepribadian. 

Yg saya lakukan adalah saya temukan dulu apa yg menjadi kekuatan kepribadian saya

Utk itu saya menggunakan tools STIFIn. 

Kemudian, tim kerja atau anak buah yang lgsg bersinggungan dengan saya pun dilakukan pemetaan dengan tools STIFIn 

Dengan demikian saya sudah mengetahui bahwa ketika saya memimpin, saya akan menggunakan gaya sesuai dengan kepribadian saya, 

Dan ketika saya berhadapan dengan tim atau anak buah saya akan perlakukan mereka sesuai dengan kepribadiannya

Dengan demikian kita akam memimpin dengan nyaman karena sesuai gaya kita, 

Dan tim akan nyaman karena diperlakukan sesuai dengan kepribadiannya

🙏🙏

4) ‪+62 818-847-869‬: Punten mau Tanya... Ada Staff yg tipenya tdk bisa kerjasama dgn Teman yg Lain tapi bertanggung Jawab dgn pekerjaannya namun menganggu sistem bila dimasukan ke dalam Tim kerja yg harus bersinergitas mhn arahan🙏nuhun

Jawab: Saran saya carikan utk nya pekerjaan yg tidak memerlukan banyak komunikasi dengan orang lain.. 

Akan sangat tidak nyaman bagi dirinya jika diminta berkomunikasi banyak, padahal ia termasuk org yg berfokus pada tugas bukan pada hubungan, dan ia sangat baik di sana..🙏🙏

5) +62 811-264-725‬: dr Eko yg rorry kagumi, apakah ini yg disebut dgn gaya kepemimpinan adaptif?

Jawab: Assalamualaikum dokter.. salim untuk guru dari bekasi 🙏🙏

Ijin dokter,

Kepemimpinan adaptif atau situasional mempertimbangkan perkembangan anak buah, dan membagi berdasarkan dua bagian yaitu gaya kepemimpinan dan tingkat perkembangan pengikut..

Sedangkan pendekatan psikodinamika adalah pendekatan kepada kepribadiannya 🙏🙏

6) STC23 - Yani: Ada referensi buku yg bisa di share dok @⁨Eko S Nugroho⁩ 

untuk penguatan kapasitas diri dan kemampuan dalam melakukan pemetaan lawan maupun kawan atw rekan kerja. Karna ditempat kami belum ada stifin masih manual pendekatan nya 😊😊🙏🏻🙏🏻

Jawab: Wah apa ya pak.. banyak referensi bagus tentang kepemimpinan, salah satu yg saya pelajari adalah pendekatan psikodinamika dan STIFIn Leadership

7) +62 812-8420-6777‬: Izin bertanya dok, 

Bagaimana cara menghentikan kebiasaan bertahun2 dan turun temurun dari sekelompok karyawan, yang merasa dirinya lebih senior, yang kompak membebani tugas pokok mereka ke karyawan lain yang dianggap lebih junior dan kelompok karyawan junior tidak berani menentang? Permasalahannya adalah tugas pokok karyawan junior tersebut pada akhirnya tidak  pernah terselesaikan tepat waktu sehingga target mereka tidak pernah tercapai? Mohon petunjuk dan sarannya. Terima kasih.

Jawab: Tenang aja Diko.. ini permasalahan yg sering dan umum dijumpai di tiap perusahaan..

Saya pernah alami fase seperti ini, 

Masalah senioritas memang selalu menjadi momok bagi staf junior, 

Disini kita perlu melakukan perubahan, change!!

Tugas pemimpin salah satunya melakukan perubahan, perubahan ke arah yg baik, sesuai value organisasi nya. 

Langkah pertama, deklarasikan hal-hal apa saja yg menjadi kesepakatan bagaimana Value atau Nilai organisasi yg perlu dijalankan. 

Misal organisasi memiliki value Jujur, Ramah dan Amanah

Maka kita sebagai leader harus menjadi teladan terlebih dahulu.

Bagaimana sih perilaku JuJur ramah dan amanah yg diinginkan perusahaan? 

Staf bisa melihatnya dari diri kita,

Langkah kedua, 

Pastikan level pemimpin di bawah kita memahami dan mampu mempraktekkan value yg sesuai,

Untuk itu bisa kita latih mereka dg pemantapan value 

Kalau mau diskusi lebih lanjut kita bisa ketemuan, deket kok 😊

Demikian Diko 🙏🙏

8) +62 813-1977-2072‬: Punteun @⁨Eko S Nugroho⁩, adakah ukuran waktunya agar kita tidak kehilangan momentum dan target bisa tercapai? 🙏

Jawab: Halo dok, Dokter evi ini salah satu leader di rumah sakit mekar sari yang sangat saya andalkan 👍

Gunakan waktu seperlunya dok, kita tau kapan harus melangkah dan mengambil alih kendali.. sambil tetap yakin bahwa segala sesuatunya mungkin, cuma caranya belum kita temukan.. bantu tim menemukan caranya 👍👍

9) +62 812-8907-4700‬: Ijin tanya dok Eko..

Bagaimana caranya agar kita bisa membangun jiwa leaderships dalam diri kita sebelum bisa membangun tim🙏🏻🙏🏻

Jawab: Halo dokter.. kakak senior 😊🙏

Saya suka dengan perkataan Nabi Muhammad SAW

"Masing-masing kalian adalah pemimpin, dan masing-masing bertanggung jawab terhadap kepemimpinannya"

Saya yakin bahwa self leadership adalah sebuah perjalanan, pembelajaran terus menerus, proses perbaikan diri yang berulang-ulang..

Pelajari ilmunya, cari gurunya, latih terus menerus

Dengan demikian kita menempa diri sebagai pemimpin🙏🙏

10) +62 812-8420-6777‬: Salah satu contohnya di dunia kedokteran dok, resume medis di ruangan kan harusnya dikerjakan dr spesialis, sdh berkali2 management menghimbau tapi tetap saja case manager yang mengerjakan dok. Bagaimana solusinya? Mohon dijawab secara umum ya dok. Insha Allah bisa lebih aplikatif. Terima kasih 🙏🏻

Jawab: Tetap lewati 3 tahapan ya Diko, 

Sebisa mungkin ajak dokter-dokter terlibat dalam tahapan tersebut, gunakan media komunikasi apapun..

Di tahap ketiga bangun komitmen bersama mereka, dan pastikan komitmen dijalankan.

Kalau mereka terlupa dg komitmen, maklumi karena pada dasarnya manusia makhluk pelupa, tugas kita kembali mengingatkan dengan cara dan gaya yg mereka senangi. 

Lebih ampuh jika standar akreditasi rumah sakit diimplementasikan dengan baik 😊🙏

11) +62 877-8095-7521‬: Dr eko, mohon penjelasan contoh aplikasi dari pemetaan stifin terhadap pembebanan bertahap tadi, apakah ada pola nya untuk hasil stiffin tertentu untuk tugas tertentu? Maaf karena saya masih awam🙏.

Jawab: Ya ada.. bisa dipelajari dan dikuasai melalui STIFIn leadership.. ada pelatihannya 🙏

12) +62 857-1133-6224‬: Bagaimana memblending staf senior dan junior agar bisa bekerja sinergis dan saling melengkapi dok Eko?

Jawab: Kalau ini saya jadi ingat kata-katanya Simon sinek seorang pakar leadership dari Amerika;

"Team is not a group of people who work together, Team is a group of people who trust each other, Trust is like love, both parties have to feel it before it really exists"

13) +62 817-6868-787‬: Gimana caranya merubah budaya lama yg sdh mengakar dr Eko?

Jawab: Pengalaman saya di rs mekar sari perubahan butuh waktu sampai 1 tahun lebih, itu pun masih belum sesuai harapan, hingga masuk tahun kedua baru di level leader menengah ke atas bisa menjadi agent of change yg diharapkan.

Cara yg saya lakukan,

1. Tetapkan hal-hal apa yg ingin diubah

2. Sampaikan kenapa hal itu penting dg komunikasi yg sangat efektif

3. Sampaikan berulang di setiap meeting pagi di level manajemen menengah ke atas

4. Berikan keteladanan dari apa yg disampaikan (walk the talk)

5. Ciptakan lingkungan yg sesuai agar budaya baru bisa bertumbuh, kalau di rs mekar sari saya ciptakan suasana bergembira dalam bekerja sesuai kebutuhan organisasi kami 

@⁨Nanang S, MD. MARS⁩ 🙏🙏

Ini dia fase atau tahap perubahan..apa yang harus dilakukan dan apa yang akan dihadapi saat perubahan dimulai.

14) +62822-4030-2019: Pembebanan bertahap....lalu bagaimana pembebanan tersebut twrhadap kapasitas yg staf miliki. Supaya bisa smooth 😊

Jawab: Pembebanan bertahap....lalu bagaimana pembebanan tersebut terhadap kapasitas yg staf miliki. Supaya bisa smooth 😊

Terima kasih dokter maulana, 

Agar smooth, 3 tahapan yang perlu dilalui oleh pemimpin, jangan sampai dilompati tiap tahap ini, ibarat menaiki anak tangga, satu-satu..

3 tahapan tersebut yaitu:

1. Tahapan pengenalan pola pikir

2. Tahapan pembentukan, seleksi pendukung, dan kaderisasi serta pembinaan tim 

3. Tahap aksi dan implementasi

Dengan penjelasan seperti yg sudah saya sampaikan di atas 🙏

15) Ahmad Faisal Siregar: Please.

Mengapa "Not Urgent Important" diberi lingkaran dan berwarna merah?

Jawab: Empat kuadran tersebut menggambarkan manajemen waktu yg kita gunakan. 

Kuadran satu kiri atas,

Kuadran dua kanan atas,

Kuadran tiga kiri bawa,

Kuadran empat kanan bawah,

Org yg mengerjakan aktivitas di kuadran satu hasilnya adalah stress, lelah, selalu menghadapi "krisis" tergesa-gesa. Dan kuadran ini dianggap penting 

Org yang mengerjakan aktivitas kuadran 3 hasilnya: fokus pada jangka pendek, menganggap target atau rencana tidak perlu toh bisa selesai nanti pikirnya, mengerjakan aktivitas yg dianggap populer akan menciptakan hubungan yg dangkal dan mudah rusak.

Kuadran tiga dan empat hasilnya kurang lebih sama;

Kalau dikantor org seperti ini adalah yg tidak bertanggung jawab, selalu bergantung pada org lain.

Jika ingin menjadi pribadi yg efektif, pemimpin yang efektif, manajer yg efektif, maka fokus pada aktivitas di kuadran dua. Hasilnya adalah;

Visi, perspektif

Disiplin,

Pengendalian yang baik, 

"Krisis" ditemui dalam jumlah kecil 🙏🙏

15 b) +62 812-5044-3322‬: Mohon penjelasan yg ini dok?

Jawab: Aktifitas tersebut dibagi atas dua hal;

1. Kepentingan (importancy)

2. Keterdesakan (urgency)

Kuadran satu adalah aktivtas yg penting dan mendesak

Kuadran dua adalah yang penting tapi tidak mendesak

Kuadran tiga yang tidak penting dan mendesak 

Kuadran empat yang tidak penting dan tidak mendesak

Contoh aktivitas dari masing2 kuadran ada di gambar tersebut 🙏🙏

16) Ana Sulis: Artinya bila kita ingin implementasi budaya korporasi harus top down ya dok. Supaya efiktif?

Jawab: Bangun kesepakatan bersama, leader nya jadi role model 👍

17)  ‪+62 817-6868-787‬: Bagus topdown atau bottom up nih dr Eko?

Jawab: Karena kepemimpinan dan keteladanan itu bisa dari level mana saja, lebih bagus semua level jadi agent of change, 

Kalau top leader bisa beri teladan, jauh lebih efektif 👍

18) +62 812-8907-4700‬: Kalo cek STIFIN di Mekarsari bisa ya?

Jawab: Ya bisa.. ada alat tes nya, kami pakai juga utk setiap karyawan baru masuk kerja 🙏